W zależności od wybranej formy opodatkowania podatkiem dochodowym, konieczne jest prowadzenie różnych ewidencji operacji gospodarczych, co pociąga za sobą skorzystanie z usług profesjonalnego biura podatkowego.

Tzw. karta podatkowa nie wymaga rejestrowania sprzedaży ani zakupów, ponieważ podatek jest z góry ustalony, a jego wysokość zależy od rodzaju działalności, wielkości miejscowości, w której działalność ta jest prowadzona oraz ilości zatrudnionych osób. Trzeba jednak sprawdzić, czy działalność, którą chcemy podjąć, kwalifikuje się do takiej formy, ponieważ jest ona przewidziana głównie dla małych zakładów rzemieślniczych.

W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podatek naliczany jest od wartości przychodu, bez względu na ponoszone wydatki. Rejestracji podlega więc wyłącznie sprzedaż, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe (np. handel 3%, działalność wytwórcza 5,5%, większość usług 8,5%, wolny zawód 20%). Należy sprawdzić, jakiej stawce podlega wybrana działalność i przeliczyć, czy bardziej opłaca się wybór ryczałtu, czy jednak odliczenie kosztów i wybór opodatkowania na zasadach ogólnych. Ryczałtem możemy się rozliczać, dopóki przychód nie przekroczy 150.000 euro. Jeżeli przekroczymy ten limit, w kolejnym roku będziemy zmuszeni przejść na zasady ogólne. W roku 2010 można było pozostać na ryczałcie, jeśli obroty za rok 2009 nie przekroczyły 633 420 zł.

Wybierając zasady ogólne, musimy przygotować się na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ewidencji podlegają tutaj wszystkie przychody oraz wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów. Opodatkowaniu podlega różnica między przychodami a kosztami. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie wydatki są kosztami podatkowymi. Jest wiele wyłączeń w tym zakresie.

Jeżeli przychody przekroczą 1,2 mln euro, od następnego roku firma jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z podstawowymi zasadami rachunkowości. W 2010 roku obowiązywało to jednostki, których przychód za rok 2009 przekroczył 5 067 120 zł.
Kwoty w euro są zawsze przeliczane na złote wg kursu na 1 października.

Ważne!
Jeżeli firma jest podatnikiem VAT, rejestry zakupu i sprzedaży z podziałem na stawki VAT musi prowadzić bez względu na formę opodatkowania podatkiem dochodowym.